Когда крупный холдинг растёт, его административная структура часто не успевает за бизнесом. Образуются хаотичные договорённости с подрядчиками, раздутые штаты управленцев и, как следствие, неконтролируемые расходы. Именно с такой ситуацией столкнулась компания ЮНИМИЛК на рубеже 2000-х годов. Задача была амбициозной: с нуля выстроить единый административный департамент, способный обеспечить комплексное обслуживание офисных помещений для десятков объектов по всей стране.

Проблема: разрозненный сервис и отсутствие стандартов
До 2001 года у ЮНИМИЛК не существовало централизованного административного менеджмента. Каждая производственная площадка и каждое коммерческое представительство самостоятельно решали вопросы уборки, обеспечения расходными материалами, мелкого ремонта и охраны. Это приводило к:

• разнице в качестве сервиса от региона к региону;
• многократному превышению бюджета на одинаковые услуги;
• отсутствию прозрачной отчётности перед центральным офисом.

Нужно было создание административного департамента, как единого «диспетчерского центра», который взял бы на себя всё: от разработки стандартов до контроля исполнения на каждом объекте.
Решение: единая структура для 37 производственных площадок и 47 представительств
В период с 2001 по 2010 год наша команда последовательно решила следующие задачи:

1. Разработка организационной структуры административного департамента ЮНИМИЛК: центральный офис → кураторы федеральных округов → локальные администраторы на объектах.
2. Унификация закупок: единые поставщики услуг (клининг, охрана, вывоз отходов, заправка кулеров) для всей компании.
3. Внедрение стандартов комплексного обслуживания для каждого типа помещений: производственные корпуса, склады, офисы продаж, головной офис.
4. Цифровизация заявок и контроля качества первых версий (на базе Excel и 1С).

В итогеадминистративный департамент ЮНИМИЛК начал предоставлять сервисы по комплексному обслуживанию офисных помещений для:

• 37 производственных площадок (молочные заводы, логистические центры);
• 47 коммерческих представительств (региональные офисы продаж);
• Центрального офиса компании.

Результат: полный контроль, предсказуемый бюджет и масштабируемость
Созданная система позволила ЮНИМИЛК:

• Снизить операционные расходы на административно-хозяйственное обеспечение на 23% за первые два года работы.
• Перестать зависеть от локальных подрядчиков, диктующих цены.
• Внедрить единые KPI для клининга и технических служб на всех 85 объектах.
• Обеспечить прозрачность каждой потраченной копейки для руководства.

Самое главное — этот департамент стал «скелетом», на который впоследствии нанизывались новые активы ЮНИМИЛК. Процесс открытия нового представительства сократился с 3 месяцев до 3 недель, потому что все регламенты уже были готовы.
Почему это важно для вашего бизнеса прямо сейчас
Если ваша компания перешагнула порог в 5–10 объектов (офисы, магазины, производственные цеха) — вы уже теряете деньги без единого административного департамента. Хаотичный менеджмент обходится в 30–40% скрытых потерь. Мы уже решили эту задачу для ЮНИМИЛК, и готовы повторить этот успех для вас:

• Аудит текущих расходов на обслуживание помещений.
• Создание административного департамента под ключ.
• Комплексное обслуживание любых объектов: от 1 до 100+ площадок.

Хотите такую же системность, как у ЮНИМИЛК? Свяжитесь с нами — и мы построим для вас административный департамент, который будет работать, а не просто «существовать».